Zasady Ładu Korporacyjnego

Rada Nadzorcza na obradach dnia 13.04.2021 r. zapoznała się z przedstawioną przez Zarząd informacją dotyczącą stosowania Zasad ładu korporacyjnego w Banku Spółdzielczym w Nowej Soli w roku 2020.

Rada Nadzorcza Banku przeprowadziła ocenę stosowania Zasad ładu korporacyjnego w oparciu o raporty przedłożone przez Zarząd, a sporządzone przez  Zespół zarządzania ryzykiem i analiz. W wyniku przeglądu stwierdzono, że Zarząd Banku wprowadził „Zasady Ładu  Korporacyjnego”, zgodnie z zasadą proporcjonalności i adekwatności wynikającą ze skali, charakteru działalności oraz specyfiki Banku.

W 2020 roku nie nastąpiły istotne zmiany, dotyczące stosowania Zasad Ładu Korporacyjnego.

Na podstawie przeprowadzonego przeglądu Rada Nadzorcza stwierdza, że w Banku są przestrzegane zapisy Zasad Ładu Korporacyjnego.

OŚWIADCZENIE BANKU SPÓŁDZIELCZEGO W NOWEJ SOLI O STOSOWANIU ZASAD ŁADU KORPORACYJNEGO DLA INSTYTUCJI NADZOROWANYCH WYDANYCH PRZEZ KOMISJĘ NADZORU FINANSOWEGO

Zarząd Banku Spółdzielczego w Nowej Soli oświadcza, że Bank i jego organy w zakresie swoich kompetencji będą stosować Zasady Ładu Korporacyjnego dla instytucji nadzorowanych, przyjętych uchwałą Komisji Nadzoru Finansowego Nr 218/2014 z dnia 22 lipca 2014 roku (Dz. Urz. KNF poz. 17), opublikowane na stronie internetowej KNF: http://www.knf.gov.pl/dla_rynku/zasady_ladu_korporacyjnego/index

Jednocześnie Zarząd informuje o odstąpieniu od stosowania następujących Zasad Ładu Korporacyjnego dla instytucji nadzorowanych:

  1. § 6: „§ 6. 1. W przypadku wprowadzenia instytucji nadzorowanej anonimowego sposobu powiadamiania organu nadzorującego lub organu nadzorującego o nadużyciach w tejże instytucji, powinna być zapewniona możliwość korzystania z tego narzędzia przez pracowników bez obawy negatywnych konsekwencji ze strony kierownictwa i innych pracowników instytucji nadzorowanej. 2. Organ zarządzający powinien przedstawić organowi nadzorującemu raporty dotyczące powiadomień o poważnych nadużyciach.” Zgodnie z wyjaśnieniami zawartymi w opublikowanym przez Urząd Komisji Nadzoru Finansowego dokumencie „Pytania i odpowiedzi” odstąpienie od przestrzegania zapisu § 6 nie wymaga uzasadnienia.
  2. § 8 ust. 4 w części dotyczącej: „zapewnienie możliwości elektronicznego aktywnego udziału w posiedzeniach organu stanowiącego.” Uzasadnienie: Powołując się na zasadę proporcjonalności wynikającą ze skali, charakteru działalności oraz specyfiki działalności prowadzonej przez Bank, odstępuję się od przestrzegania zasady dotyczącej umożliwienia elektronicznego udziału wszystkim członkom w posiedzeniach organu stanowiącego. W ocenie Banku spełnienie powyższej zasady nie znajduje zastosowania przy uwzględnieniu specyfiki działalności banku spółdzielczego, którego większość właścicieli stanowią mieszkańcy lokalnego środowiska. Ponadto zgodnie ze Statutem Banku zawiadomienia członków o czasie, miejscu i porządku obrad Zebrania Przedstawicieli wysyłane są za zwrotnym potwierdzeniem odbioru lub listem poleconym, co najmniej 21 dni przed terminem obrad. Tak uregulowany sposób informowania członków Banku gwarantuje możliwość ich osobistego uczestnictwa w Zebraniu Przedstawicieli. Bank nie jest przygotowany pod względem technicznym i organizacyjnym do wykonywania tej zasady. Dodatkowo jej wprowadzenie wiąże się ze znacznymi kosztami, które w ocenie Banku są nieuzasadnione. Powyższe uzasadnia rezygnację z organizacji posiedzeń organu stanowiącego poprzez zdalny, elektroniczny udział członków.

Ponadto w Banku Spółdzielczym w Nowej Soli nie mają zastosowania Zasady Ładu Korporacyjnego dla instytucji nadzorowanych, zawarte w § 11, § 22 ust. 1 i 2 oraz ust. 4-6 w części dotyczącej Komitetu Audytu oraz Rozdziału 9, gdyż nie dotyczą Banku.

Zarząd Banku Spółdzielczego w Nowej Soli

W związku z opublikowaniem przez Komisję Nadzoru Finansowego Zasad Ładu Korporacyjnego dla instytucji nadzorowanych, Bank Spółdzielczy w Nowej Soli, opracował Politykę zarządzania ładem korporacyjnym.

Polityka  zarzadzania  ładem  korporacyjnym,  obejmuje następujące obszary: 
1. Organizacja i struktura organizacyjna.
2. Relacja z udziałowcami.
3. Organ zarządzający - Zarząd.
4. Organ nadzorujący – Rada Nadzorcza.
5. Polityka wynagradzania.
6. Polityka informacyjna.
7. Działalność promocyjna i relacje z klientami.
8. Kluczowe systemy i funkcje wewnętrzne.

§ 2.
Organizacja i struktura organizacyjna
1. Organizacja Banku powinna umożliwiać osiąganie długoterminowych celów prowadzonej działalności.
2. Struktura organizacyjna Banku jest dostosowana do specyfiki działalności oraz skali, złożoności 
i profilu ryzyka występującego w Banku.
3. Podział zadań, sprawozdawczości i zasady kontroli są jasno i jednoznacznie określone 
w procedurach wewnętrznych oraz w zakresach czynności pracowników Banku, w sposób zapewniający nie
nakładanie się zadań, a odpowiedzialność za poszczególne obszary działania jest jednoznacznie określona.
4. Podstawowa struktura organizacyjna, zatwierdzona przez Zarząd i Radę Nadzorczą jest publikowana na stronie internetowej Banku.
5. Organizacja Banku umożliwia osiągnięcie założonych strategicznych celów z uwzględnieniem konieczności efektywnego monitorowania ryzyka występującego w jego działalności. 
6. Zarząd odpowiada za dobór kadr o odpowiednich kwalifikacjach do realizowania powierzonych zadań.
7. Prawa pracowników są należycie chronione, a ich interesy należycie uwzględniane w szczególności poprzez
stosowanie przejrzystych i obiektywnych zasad zatrudniania i wynagradzania, oceny, a także nagradzania i
awansu zawodowego. Powyższe zasady znalazły odzwierciedlenie w następujących regulacjach: Regulaminie wynagradzania pracowników, Regulaminie Organizacyjnym, w Instrukcji Zarządzania Kadrami Banku oraz w zakresach czynności poszczególnych pracowników. 
8. Bank zapewnia pracownikom odpowiedni dostęp do informacji o zakresach uprawnień, obowiązkach
i odpowiedzialności poszczególnych komórek organizacyjnych. 
9. W ramach oceny poziomu ryzyka operacyjnego Rada Nadzorcza i Zarząd są informowane 
o wszystkich stwierdzonych nadużyciach, zgłoszonych i zarejestrowanych w Rejestrze zdarzeń ryzyka
operacyjnego.
10. Bank stosuje plany ciągłości działania mające na celu zapewnianie ciągłości działania i ograniczenia strat na wypadek poważnych zakłóceń w działalności. Plany ciągłości działania są elementem zarządzania ryzykiem operacyjnym.

§ 3.
Relacja z Udziałowcami
1. Bank działa w interesie wszystkich udziałowców z poszanowaniem interesu Klientów.
2. Bank zapewnia udziałowcom równy i adekwatny dostęp do informacji.
3. Udziałowcy mogą wpływać na funkcjonowanie banku wyłącznie poprzez decyzje Zebrania Przedstawicieli, nie naruszając kompetencji pozostałych organów.
4. Udziałowcy w swych decyzjach powinni kierować się interesem Banku. 
5. Udziałowcy nie powinni wykorzystywać swojej pozycji do podejmowania decyzji prowadzących do
przeniesienia aktywów z Banku do innych podmiotów a także do nabycia lub zbycia albo zawierania innych
transakcji powodujących rozporządzenie przez Bank jej majątkiem na warunkach innych niż rynkowe, czy też z narażeniem bezpieczeństwa lub interesu Banku.
6.    Udziałowcy odpowiadają za utrzymanie pozycji kapitałowej Banku. 
7.    Powyższe zasady mają odzwierciedlenie w regulaminach obejmujących zasady działania organów
statutowych Banku.

§ 4.
Zarząd
1.    Członkowie Zarządu Banku posiadają odpowiednie kompetencje do prowadzenia spraw oraz dają
rękojmię należytego wykonywania powierzonych im obowiązków.
2.    Zarząd jest jedynym organem uprawnionym i odpowiedzialnym za zarządzanie działalnością Banku,  w
tym za prowadzenie spraw, planowanie, organizowanie, decydowanie, kierowanie oraz kontrolowanie działalności Banku.
3.    Indywidualne kompetencje poszczególnych członków Zarządu powinny dopełniać się w taki sposób,
aby umożliwiać zapewnienie odpowiedniego poziomu kolegialnego zarządzania Bankiem.
4.    Pracą Zarządu kieruje Prezes, a wewnętrzny podział obowiązków w Zarządzie zapewnia unikanie
konfliktów interesów. 
5.    Pełnienie funkcji w Zarządzie powinno stanowić główny obszar aktywności zawodowej członka
Zarządu.
6.    Członkowie Zarządu ponoszą kolegialną odpowiedzialność za decyzje zastrzeżone do kompetencji
organu zarządzającego, niezależnie od wprowadzenia wewnętrznego podziału odpowiedzialności za
poszczególne obszary działalności Banku pomiędzy poszczególnych członków Zarządu lub delegowania
określonych uprawnień na niższe szczeble kierownicze.
7.    Powyższe zasady reguluje Regulamin działania Zarządu Banku.

§ 5.
Rada Nadzorcza
1. Członkowie Rady Nadzorczej Banku posiadają odpowiednie kompetencje do należytego wykonywania
obowiązków nadzorowania Banku.
2. Rada Nadzorcza sprawuje nadzór nad sprawami Banku w imieniu wszystkich udziałowców, kierując się przy wykonywaniu swoich zadań dbałością o prawidłowe i bezpieczne działanie Banku.
3. Rada Nadzorcza powinna posiadać zdolność do podejmowania na bieżąco niezbędnych czynności
nadzorczych w szczególności w zakresie realizacji przyjętych celów strategicznych.
4. Rada Nadzorcza oraz poszczególni jej członkowie przy wykonywaniu nadzoru kierują się obiektywną oceną i osądem.
5. Określony w Statucie Banku skład liczebny Rady Nadzorczej jest adekwatny do charakteru i skali prowadzonej przez Bank działalności.
6. Członek Rady Nadzorczej powinien podejmować aktywność zawodową bez uszczerbku dla działalności 
w Radzie Nadzorczej Banku oraz z zachowaniem zasady unikania konfliktów interesów.
7. Powyższe zasady reguluje Regulamin działania Rady Nadzorczej Banku.

§ 6.
Polityka wynagradzania
1. Bank wprowadził „Politykę zmiennych składników wynagrodzeń w Banku Spółdzielczym w Nowej Soli”,
uwzględniającą sytuację finansową Banku, z zastosowaniem zasady proporcjonalności.
2. Niniejsza Polityka podlega okresowej weryfikacji i corocznej ocenie dokonywanej przez Radę Nadzorczą
Banku oraz corocznemu audytowi wewnętrznemu.
3. Wynagrodzenia członków organu zarządzającego są finansowane i wypłacane ze środków Banku.

§ 7.
Polityka informacyjna
1. Bank wdrożył Politykę informacyjną, zatwierdzoną i co najmniej raz w roku weryfikowaną przez Radę Nadzorczą Banku.
2. Bank zapewnia równy dostęp do informacji swoim udziałowcom.
3. Zasady i terminy udzielania odpowiedzi udziałowcom oraz klientom reguluje „Instrukcja rozpatrywania
skarg/reklamacji Klientów Banku”.
4. Polityka informacyjna Banku zapewnia ochronę informacji, zgodnie z przepisami wewnętrznymi  zewnętrznymi.

§ 8.
Działalność promocyjna i relacje z klientami
1.    Przekaz reklamowy dotyczący usługi lub produktu oferowanego przez Bank jest rzetelny oraz cechuje
go poszanowanie powszechnie obowiązujących przepisów prawa, zasad uczciwego obrotu jak również dobrych obyczajów.
2.    Bank rzetelnie i w sposób przystępny dla przeciętnego odbiorcy informuje o oferowanym produkcie
lub usłudze, w czasie umożliwiającym podjęcie decyzji.
3.    Jeśli w ocenie Klienta nie jest możliwe zapoznanie się z przedstawionymi dokumentami na miejscu,
Bank przekazuje Klientowi na koszt własny kopie odpowiednich dokumentów.
4.    Bank posiada „Instrukcję rozpatrywania skarg/reklamacji Klientów Banku”.
5.    Bank, dochodząc swoich roszczeń, w szczególności prowadząc działania windykacyjne wobec
klientów działa profesjonalnie i dba o reputację instytucji zaufania publicznego.

§ 9.
Kluczowe systemy i funkcje wewnętrzne
1. Bank posiada adekwatny, efektywny i skuteczny system kontroli wewnętrznej mający na celu zapewnienie:
- Prawidłowości procedur bankowych i księgowych, a także wiarygodnej sprawozdawczości finansowej oraz
rzetelnego raportowania wewnętrznego i zewnętrznego.
- Zgodności działania z przepisami prawa oraz rekomendacjami nadzorczymi, a także regulacjami wewnętrznymi,
w tym dotyczącymi zarządzania ryzykiem.
2. Zasady przeprowadzania kontroli wewnętrznej opisuje, zatwierdzony przez Radę Nadzorczą „Regulamin
kontroli wewnętrznej Banku”.
3. System kontroli wewnętrznej obejmuje wszystkie poziomy w strukturze organizacyjnej Banku. 
4. Rada Nadzorcza okresowo, zgodnie z Systemem Informacji Zarządczej dokonuje oceny mechanizmów oraz skuteczności kontroli wewnętrznej w oparciu o oceny wewnętrzne i zewnętrzne.
5. Bank zapewnia niezależność audytu wewnętrznego poprzez zlecanie zadań audytu Bankowi Zrzeszającemu/ Spółdzielni Systemu Ochrony BPS.
6. W Banku wdrożono adekwatny i skuteczny, dostosowany do skali, złożoności działalności i profilu ryzyka
system zarządzania ryzykiem uwzględniający strategię zarządzania ryzykiem obejmującą tolerancję na ryzyko określoną przez Bank.
7. Na proces zarządzania ryzykiem składa się jego identyfikacja, pomiar, szacowanie, monitorowanie oraz
stosowanie mechanizmów kontrolujących i ograniczających zidentyfikowany, zmierzony lub oszacowany poziom ryzyka.
8.    Funkcję członka zarządu nadzorującego zarzadzaniem ryzykiem istotnym pełni Prezes Zarządu.
9.    Rada Nadzorcza zatwierdza i nadzoruje realizację strategii zarządzania ryzykiem, sprawując nadzór
nad skutecznością zarządzania ryzykiem w oparciu o raporty generowane przez sprawny system informacji
zarządczej.
10.    Rada Nadzorcza dokonuje regularnej oceny stosowania zasad ładu korporacyjnego, w cyklach
określonych w Instrukcji sporządzania informacji zarządczej a wyniki tej oceny są udostępniane na stronie
internetowej Banku oraz przekazywane Zarządowi i udziałowcom podczas Zebrań Grup Członkowskich oraz podczas Zebrania Przedstawicieli.

§ 10.
Zarządzanie ładem korporacyjnym ma za zadanie między innymi unikanie konfliktów interesów, zdefiniowanych w „Instrukcji zarządzania ryzykiem braku zgodności”.

§ 11.
Zasady niniejsze podlegają corocznemu przeglądowi. Celem przeglądu jest dostosowanie ich do zmian profilu ryzyka Banku i środowiska gospodarczego, w którym Bank działa, a także zewnętrznego otoczenia
regulacyjnego.

§ 12.
Skuteczność zarządzania ryzykiem braku zgodności poddawana jest ocenie w ramach audytu wewnętrznego.

§ 13.
Polityka zarządzania ładem korporacyjnym została zatwierdzona przez Radę Nadzorczą Banku w dniu 08.06.2020 roku, z mocą obowiązującą od 01.01.2020 roku.