Polityka zarzadzania ładem korporacyjnym i wewnętrznym

W związku z opublikowaniem przez Komisję Nadzoru Finansowego Zasad ładu korporacyjnego dla instytucji nadzorowanych oraz Rekomendacji Z dotyczącej zasad ładu wewnętrznego w bankach, stanowiącej załącznik do uchwały nr 289/2020 Komisji Nadzoru Finansowego z dnia 9 października 2020r., uwzględniając wytyczne EBA/GL/2017/11 z dnia 21 marca 2018 r., w sprawie zarzadzania wewnętrznego Bank Spółdzielczy w Nowej Soli, zwany dalej Bankiem, wprowadza nową Politykę zarzadzania ładem korporacyjnym i wewnętrznym, zwaną dalej Polityką.

 

1. Organizacja i struktura organizacyjna.

2. Relacja z udziałowcami.

3. Organ zarządzający - Zarząd.

4. Organ nadzorujący – Rada Nadzorcza.

5. Polityka wynagradzania.

6. Polityka informacyjna.

7. Działalność promocyjna i relacje z klientami.

8. Kluczowe systemy i funkcje wewnętrzne.

9. Polityka w zakresie outsourcingu.

10. Kultura ryzyka i standardy etyczne

11. Polityka zatwierdzania nowych produktów i usług.

12. Zarządzanie konfliktem interesów.

 

1. Polityka ma na celu usystematyzowanie wszystkich zasad i dobrych praktyk z obszaru ładu korporacyjnego i wewnętrznego a także zapewnienie zgodności działania Banku z tymi zasadami, eliminując jednocześnie niewłaściwe praktyki podwyższające ryzyko Banku lub wpływające negatywnie na reputację Banku.

2. Wdrożony ład korporacyjny składa się z relacji wewnętrznych i zewnętrznych Banku, w tym relacji z udziałowcami i klientami, organizacja Banku, funkcjonowanie nadzoru wewnętrznego oraz kluczowych systemów i funkcji wewnętrznych, a także zasad działania organów statutowych w tym ich współdziałanie.

3. Rada Nadzorcza dokonuje corocznej oceny stosowania zasad ładu korporacyjnego a wyniki tej oceny są udostępniane na stornie internetowej Banku oraz przekazywane Zarządowi.

4. Funkcjonujący w Banku ład wewnętrzny powinien być przejrzysty i zrozumiały dla wszystkich pracowników, zgodny z przepisami prawa i regulacjami wewnętrznymi oraz skuteczny w realizacji celów i strategii działania Banku.

 

Na ład wewnętrzny w szczególności składają się :

- system zarzadzania Bankiem;

- organizacja Banku;

- zasady działania, obowiązki i odpowiedzialność oraz wzajemne relacje Rady Nadzorczej, Zarządu.

5. Zarząd Banku jest odpowiedzialny za wprowadzenie ładu wewnętrznego w Banku oraz zapewnienie jego przestrzegania, a także za dokonywanie jego oceny i weryfikacji.

6. Ocena stosowania zasad ładu wewnętrznego obejmuje w szczególności :

- Ocenę przestrzegania przepisów wewnętrznych

- Ocenę stosowania etyki bankowej

- Ocenę ryzyka występowania konfliktu interesów

7. Do oceny stosowania zasad ładu wewnętrznego wykorzystywane są informacje z :

- analizy ryzyka braku zgodności ;

- wyników kontroli wewnętrznej i zewnętrznej

- systemu anonimowego zgłaszania naruszeń;

- procesu rozpatrywania skarg i reklamacji;

- zarzadzanie konfliktem interesów

8. Ocena przestrzegania zasad ładu wewnętrznego dokonywana jest raz w roku przez Radę Nadzorczą w formie uchwały.

9. Rada Nadzorcza sprawuje nadzór nad wprowadzeniem zasad ładu wewnętrznego w Banku oraz ocenia jego skuteczność i adekwatność.

 

1. Organizacja Banku powinna umożliwiać osiąganie długoterminowych celów prowadzonej działalności.

2. Struktura organizacyjna Banku jest dostosowana do specyfiki działalności oraz skali, złożoności i profilu ryzyka występującego w Banku.

3. Podział zadań, sprawozdawczości i zasady kontroli są jasno i jednoznacznie określone w procedurach wewnętrznych oraz w zakresach czynności pracowników Banku, w sposób zapewniający nie nakładanie się zadań, a odpowiedzialność za poszczególne obszary działania jest jednoznacznie określona.

4. Podstawowa struktura organizacyjna, zatwierdzona przez Zarząd i Radę Nadzorczą jest publikowana na stronie internetowej Banku.

5. Organizacja Banku umożliwia osiągnięcie założonych strategicznych celów z uwzględnieniem konieczności efektywnego monitorowania ryzyka występującego w jego działalności.

6. Zarząd odpowiada za dobór kadr o odpowiednich kwalifikacjach do realizowania powierzonych zadań.

7. Prawa pracowników są należycie chronione, a ich interesy należycie uwzględniane w szczególności poprzez stosowanie przejrzystych i obiektywnych zasad zatrudniania i wynagradzania, oceny, a także nagradzania i awansu zawodowego. Powyższe zasady znalazły odzwierciedlenie w następujących regulacjach: Regulaminie wynagradzania pracowników, Regulaminie Organizacyjnym, w Instrukcji Zarządzania Kadrami Banku oraz w zakresach czynności poszczególnych pracowników.

4

8. Bank zapewnia pracownikom odpowiedni dostęp do informacji o zakresach uprawnień, obowiązkach i odpowiedzialności poszczególnych komórek organizacyjnych.

9. W ramach oceny poziomu ryzyka operacyjnego Rada Nadzorcza i Zarząd są informowane o wszystkich stwierdzonych nadużyciach, zgłoszonych i zarejestrowanych w Rejestrze zdarzeń ryzyka operacyjnego.

10. Bank stosuje plany ciągłości działania mające na celu zapewnianie ciągłości działania i ograniczenia strat na wypadek poważnych zakłóceń w działalności. Plany ciągłości działania są elementem zarządzania ryzykiem operacyjnym.

 

1. Bank działa w interesie wszystkich udziałowców z poszanowaniem interesu Klientów.

2. Bank zapewnia udziałowcom równy i adekwatny dostęp do informacji.

3. Udziałowcy mogą wpływać na funkcjonowanie banku wyłącznie poprzez decyzje Zebrania Przedstawicieli, nie naruszając kompetencji pozostałych organów.

4. Udziałowcy w swych decyzjach powinni kierować się interesem Banku.

5. Udziałowcy nie powinni wykorzystywać swojej pozycji do podejmowania decyzji prowadzących do przeniesienia aktywów z Banku do innych podmiotów a także do nabycia lub zbycia albo zawierania innych transakcji powodujących rozporządzenie przez Bank jej majątkiem na warunkach innych niż rynkowe, czy też z narażeniem bezpieczeństwa lub interesu Banku.

6. Udziałowcy odpowiadają za utrzymanie pozycji kapitałowej Banku.

7. Powyższe zasady mają odzwierciedlenie w regulaminach obejmujących zasady działania organów statutowych Banku.

 

1. Członkowie Zarządu Banku posiadają odpowiednie kompetencje do prowadzenia spraw oraz dają rękojmię należytego wykonywania powierzonych im obowiązków.

2. Zarząd jest jedynym organem uprawnionym i odpowiedzialnym za zarządzanie działalnością Banku, w tym za prowadzenie spraw, planowanie, organizowanie, decydowanie, kierowanie oraz kontrolowanie działalności Banku.

3. Indywidualne kompetencje poszczególnych członków Zarządu powinny dopełniać się w taki sposób, aby umożliwiać zapewnienie odpowiedniego poziomu kolegialnego zarządzania Bankiem.

4. Pracą Zarządu kieruje Prezes, a wewnętrzny podział obowiązków w Zarządzie zapewnia unikanie konfliktów interesów.

5. Pełnienie funkcji w Zarządzie powinno stanowić główny obszar aktywności zawodowej członka Zarządu.

6. Członkowie Zarządu ponoszą kolegialną odpowiedzialność za decyzje zastrzeżone do kompetencji organu zarządzającego, niezależnie od wprowadzenia wewnętrznego podziału odpowiedzialności za poszczególne obszary działalności Banku pomiędzy poszczególnych członków Zarządu lub delegowania określonych uprawnień na niższe szczeble kierownicze.

7. Powyższe zasady reguluje Regulamin działania Zarządu Banku.

 

1. Członkowie Rady Nadzorczej Banku posiadają odpowiednie kompetencje do należytego wykonywania obowiązków nadzorowania Banku.

2. Rada Nadzorcza sprawuje nadzór nad sprawami Banku w imieniu wszystkich udziałowców, kierując się przy wykonywaniu swoich zadań dbałością o prawidłowe i bezpieczne działanie Banku.

3. Rada Nadzorcza powinna posiadać zdolność do podejmowania na bieżąco niezbędnych czynności nadzorczych w szczególności w zakresie realizacji przyjętych celów strategicznych.

4. Rada Nadzorcza oraz poszczególni jej członkowie przy wykonywaniu nadzoru kierują się obiektywną oceną i osądem.

5. Określony w Statucie Banku skład liczebny Rady Nadzorczej jest adekwatny do charakteru i skali prowadzonej przez Bank działalności.

6. Członek Rady Nadzorczej powinien podejmować aktywność zawodową bez uszczerbku dla działalności w Radzie Nadzorczej Banku oraz z zachowaniem zasady unikania konfliktów interesów.

7. Powyższe zasady reguluje Regulamin działania Rady Nadzorczej Banku.

 

1. Bank wprowadził „Politykę zmiennych składników wynagrodzeń w Banku Spółdzielczym w Nowej Soli”, uwzględniającą sytuację finansową Banku, z zastosowaniem zasady proporcjonalności.

2. Niniejsza Polityka podlega okresowej weryfikacji i corocznej ocenie dokonywanej przez Radę Nadzorczą Banku oraz corocznemu audytowi wewnętrznemu.

3. Wynagrodzenia członków organu zarządzającego są finansowane i wypłacane ze środków Banku.

 

1. Bank wdrożył Politykę informacyjną, zatwierdzoną i co najmniej raz w roku weryfikowaną przez Radę Nadzorczą Banku.

2. Bank zapewnia równy dostęp do informacji swoim udziałowcom.

3. Zasady i terminy udzielania odpowiedzi udziałowcom oraz klientom reguluje „Instrukcja rozpatrywania skarg/reklamacji Klientów Banku”.

4. Polityka informacyjna Banku zapewnia ochronę informacji, zgodnie z przepisami wewnętrznymi zewnętrznymi.

 

1. Przekaz reklamowy dotyczący usługi lub produktu oferowanego przez Bank jest rzetelny oraz cechuje go poszanowanie powszechnie obowiązujących przepisów prawa, zasad uczciwego obrotu jak również dobrych obyczajów.

2. Bank rzetelnie i w sposób przystępny dla przeciętnego odbiorcy informuje o oferowanym produkcie lub usłudze, w czasie umożliwiającym podjęcie decyzji.

6

3. Jeśli w ocenie Klienta nie jest możliwe zapoznanie się z przedstawionymi dokumentami na miejscu, Bank przekazuje Klientowi na koszt własny kopie odpowiednich dokumentów.

4. Bank posiada „Instrukcję rozpatrywania skarg/reklamacji Klientów Banku”.

5. Bank, dochodząc swoich roszczeń, w szczególności prowadząc działania windykacyjne wobec klientów działa profesjonalnie i dba o reputację instytucji zaufania publicznego.

 

1. Bank posiada adekwatny, efektywny i skuteczny system kontroli wewnętrznej mający na celu zapewnienie:

- Prawidłowości procedur bankowych i księgowych, a także wiarygodnej sprawozdawczości finansowej oraz rzetelnego raportowania wewnętrznego i zewnętrznego.

- Zgodności działania z przepisami prawa oraz rekomendacjami nadzorczymi, a także regulacjami wewnętrznymi, w tym dotyczącymi zarządzania ryzykiem.

2. Zasady przeprowadzania kontroli wewnętrznej opisuje, zatwierdzony przez Radę Nadzorczą „Regulamin kontroli wewnętrznej Banku”.

3. System kontroli wewnętrznej obejmuje wszystkie poziomy w strukturze organizacyjnej Banku.

4. Rada Nadzorcza okresowo, zgodnie z Systemem Informacji Zarządczej dokonuje oceny mechanizmów oraz skuteczności kontroli wewnętrznej w oparciu o oceny wewnętrzne i zewnętrzne.

5. Bank zapewnia niezależność audytu wewnętrznego poprzez zlecanie zadań audytu Bankowi Zrzeszającemu/ Spółdzielni Systemu Ochrony BPS.

6. W Banku wdrożono adekwatny i skuteczny, dostosowany do skali, złożoności działalności i profilu ryzyka system zarządzania ryzykiem uwzględniający strategię zarządzania ryzykiem obejmującą tolerancję na ryzyko określoną przez Bank.

7. Na proces zarządzania ryzykiem składa się jego identyfikacja, pomiar, szacowanie, monitorowanie oraz stosowanie mechanizmów kontrolujących i ograniczających zidentyfikowany, zmierzony lub oszacowany poziom ryzyka.

8. Funkcję członka zarządu nadzorującego zarzadzaniem ryzykiem istotnym pełni Prezes Zarządu.

9. Rada Nadzorcza zatwierdza i nadzoruje realizację strategii zarządzania ryzykiem, sprawując nadzór nad skutecznością zarządzania ryzykiem w oparciu o raporty generowane przez sprawny system informacji zarządczej.

10. Rada Nadzorcza dokonuje regularnej oceny stosowania zasad ładu korporacyjnego, w cyklach określonych w Instrukcji sporządzania informacji zarządczej a wyniki tej oceny są udostępniane na stronie internetowej Banku oraz przekazywane Zarządowi i udziałowcom podczas Zebrań Grup Członkowskich oraz podczas Zebrania Przedstawicieli.

 

1. W Banku funkcjonuje zintegrowana, obejmująca całość działalności Banku kultura ryzyka oparta na pełnym zrozumieniu i całościowym oglądzie ryzyka, na jakie Bank jest narażony oraz sposobu zarzadzania nim, uwzględniając skłonność do podejmowania ryzyka.

7

2. Bank rozwija kulturę ryzyka poprzez wdrażanie polityki, komunikacji i szkoleń dla pracowników dotyczących strategii i profilu instytucji, a także dostosowuje komunikację i szkolenia dla pracowników w celu uwzględnienia obowiązków tych pracowników w zakresie podejmowania ryzyka i zarzadzania nim.

3. Pracownicy powinni mieć pełną świadomość swoich obowiązków związanych z zarządzaniem ryzykiem.

4. Kultura ryzyka obejmuje w szczególności :

- znajomość i zrozumienie podstawowych wartości instytucji przez pracowników na wszystkich

szczeblach

- świadomość odpowiedzialności za swoje działania zawiązane z zachowaniem Banku w zakresie

podejmowania ryzyka,

- skuteczną komunikację pomiędzy pracownikami,

5. Zarząd opracowuje i przyjmuje wysokie standardy etyczne i zawodowe, kształtujące wśród pracowników odpowiedzialne i etyczne postawy oraz mające na celu zminimalizowanie ryzyka, na jakie narażony jest Bank, w szczególności ryzyka operacyjnego i utraty reputacji mogące wywierać znaczący, niekorzystny wpływ na rentowność i stabilność Banku (kary pieniężne, koszty postępowań sądowych, ograniczeń nałożonych przez właściwe organy oraz inne konsekwencje finansowe i karne, a także utraty zaufania klientów, dokłada też starań upowszechniania i przestrzegania przez pracowników.

6. Wartości którymi Bank kieruje się w swojej działalności to fundament budowania skutecznego ładu wewnętrznego.

7. Zgodność z przyjętymi standardami oraz zapewnienie ich przestrzegania udokumentowano w Kodeksie Etyki.

8. Zarząd, nie rzadziej niż raz w roku, informuje Radę Nadzorczą o wynikach przeprowadzonej oceny przestrzegania zasad etyki w Banku.

 

1. W Banku obowiązuje odpowiednia i skuteczna „Polityka przeciwdziałania i zarzadzania konfliktem interesów, wprowadzona oraz zatwierdzona przez Zarząd i Radę Nadzorczą.

Zakres Polityki obejmuje:

- okoliczności, które stanowią konflikt interesów lub może powodować jego powstanie

- zasady przeciwdziałania i zarzadzania konfliktem interesów w Banku

- środki i procedury stosowane przez Bank w celu przeciwdziałania i zarzadzania konfliktem interesów

2. Bank dokłada wszelkich starań aby w przypadku powstania konfliktów interesów nie doszło do naruszenia interesów klientów.

3. Bank z dochowaniem najwyższej staranności podejmuje wszelkie możliwe kroki w celu zapobiegania konfliktom interesów oraz minimalizowania negatywnych skutków zaistniałego konfliktu interesów zgodnie z przyjętą Polityką.

 

1. W Banku obowiązuje polityka w zakresie outsourcingu która określa kluczowe zasady zarzadzania outsourcingiem oraz ryzykiem wynikającym z outsourcingu.

2. Procesy i działania powierzone przez Bank do wykonywania przez podmioty zewnętrzne na podstawie umowy outsourcingu ustalane są w taki sposób, aby przyczyniały się do realizacji Polityki outsourcingu. Polityka ma zastosowanie we wszystkich obszarach i rodzajach działalności Banku.

3. Bank identyfikuje, ocenia, monitoruje i zarządza ryzykiem wynikającym z outsourcingu.

 

1. W Banku została wprowadzona Instrukcja procesu wprowadzania nowych produktów, która określa tryb opracowywania, modyfikowania oraz wycofywania produktów bankowych.

2. W Banku wprowadzenie nowego produktu następuje na wniosek komórki wiodącej występującej z inicjatywą wprowadzenia produktu oraz zgodnie z Metodyką opracowania nowych produktów bankowych zawartą w Instrukcji Procesu wprowadzania nowych produktów.

3. Oceny efektów osiągniętych po wprowadzeniu nowego produktu do oferty Banku, dokonuje Zarząd Banku.

 

Zarządzanie ładem korporacyjnym ma za zadanie między innymi unikanie konfliktów interesów, zdefiniowanych w „Instrukcji zarządzania ryzykiem braku zgodności”.

 

Zasady niniejsze podlegają corocznemu przeglądowi. Celem przeglądu jest dostosowanie ich do zmian profilu ryzyka Banku i środowiska gospodarczego, w którym Bank działa, a także zewnętrznego otoczenia regulacyjnego.